Assumant des mandats et des responsabilités professionnelles multiples, nombreux sont les élus qui passent 90% de leur temps en-dehors de la Collectivité, ce qui représente un réel défi pour la conduite de leurs missions. Ajoutées à cela, les contraintes budgétaires et les volontés d'engagement profond dans le développement durable sont de plus en plus présentes.

• Créer des ordres du jour,
• Assembler les recueils de séance,
• Envoyer les convocations avec valeur probante dans la KBox, la boîte aux lettres plurimandats des élus,
• Publier les délibérations publiques sur le site Internet de la collectivité.

Par simple abonnement, les élus profitent de performances et fonctionnalités époustouflantes, et deviennent vite opérationnels. Il suffit d'être connecté à Internet, avec n'importe quel navigateur, à n'importe quel moment, et depuis n'importe où (en tout lieu et sur iPad, Mac, PC portable, Netbook, etc.) de manière sécurisée.

Les avantages des services KiosK sont la fonte des coûts, le développement durable, mais aussi le gain d'efficacité pour l'élu. Ce dernier est en effet plus réactif sur le terrain et en assemblée avec des documents faciles à consulter et à transporter. les documents sont mieux mis à jour et plus vite qu'avant.

Pour un Conseil Général moyen, l'organisation d'un Conseil représente mensuellement des centaines de kilos de papier. S'affranchir de ces supports, c'est simplifier la production des recueils, rendre l'élu plus mobile et avec un meilleur accès et transport de l'information, mais c'est également réaliser des économies tant sur le plan financier qu'environnemental.

Des recueils intelligents

Les rapports qui sont créés sont des documents de séance numériques inédits, qui ont de nombreux avantages :

• Créés en quelques minutes par glisser-déposer,
• Hyperliens pratiques dans le document (pour aller aux annexes par exemple),
• Retour à l'ordre du jour à tout moment grâce au zoning du document sur toute page,
• Adaptation à la lecture sur tablette (fonction tactile et zoom),
• Téléchargement dans la KBox, en quelques secondes.

KiosK assure le respect des conditions légales de communication des rapports aux élus, conformément aux articles L.2121, L.3121 et L.4132 du Code Général des Collectivités Territoriales.

Un facilitateur pour la collectivité territoriale

• Une communication optimisée et instantanée avec les élus nomades et avec les Directions,
  
• Une compatibilité avec tout les Document Management System, et une création rapide et simple de recueil par nature complexe,
  
• La création et l'envoi de documents très volumineux, tels que les rapports de séance, autant de fois que de mises à jour, et jusqu'à quelques minutes avant les réunions ou assemblées,
  
• La traçabilité des envois avec horodatage, accusés de réception et dépôt à valeur probante,
  
• Des économies de ressources (plis postaux, encre, transport, etc.) dans une démarche environnementale concrète.