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QUALIGRAF, pionnier des services numériques mobiles pour les élus
Au regard des supports papier envoyés chaque mois aux élus des collectivités locales pour les préparations des Conseils, Commissions thématiques et autres réunions de travail, on constate que le passage au numérique est un tournant urgent à prendre. C'est pourquoi QUALIGRAF a conçu KiosK, une solution innovante pour la création, l'envoi et la consultation des rapports de séances dématérialisés. Ce bouquet de services est plus que jamais adapté à la situation des élus nomades et multi-responsabilités des collectivités.
L'efficacité en mobilité totale
 Les élus doivent pouvoir transporter, consulter, conserver et plus généralement accéder aux rapports de leurs conseils et commissions, en toutes circonstances. Cela n’est pas humainement possible, ce qui aboutit à une sous-utilisation de l'information et du temps disponibles. De plus, ils sont généralement engagés dans plusieurs mandats et responsabilités, ce qui complexifie les sources et le nombre de rapports à détenir, pour maîtriser l’information nécessaire.
Le numérique est un atout incontournable pour la mobilité. Avec la KBox, les élus préparent leurs séances librement et à distance, depuis l’appareil de leur choix, que ce soit un iPad®, un smartphone, une tablette numérique, ou encore un PC portable, connecté à Internet en Wifi ou en 3G. Ils sont informés en temps réel de ce qui va se passer en Séance, et abandonnent les stocks habituels de papier encombrants.
Des économies tangibles
Des quantités phénoménales de papier sont utilisées tous les mois, afin de convoquer les élus d'une collectivité locale aux Sessions plénières ou autres Commissions. Ces papiers sont consommateurs d'encre, puis font l'objet d'une expédition. A l'année, cela représente un budget important. Le Conseil Général d'un département d'environ 160 000 habitants, par exemple, consacre environ 60 000 euros annuels pour la convocation papier des élus. En accueillant le service KiosK, des postes de dépense peuvent ainsi être supprimés.
Un point d'honneur au développement durable
 Les élus des collectivités territoriales sont généralement plurimandats et reçoivent donc chez eux une centaine de kilos de papier par mois. Ces documents volumineux sont difficiles à stocker. Parfois ces documents sont ré-imprimés plusieurs fois avant séance afin d'intégrer les dernières mises à jour.
La consommation en CO2, encre et papier est alors très importante et appelle à un besoin important de changement. Ainsi, les collectivités ayant adopté la dématérialisation des séances ont inscrit cette mesure comme l'un des piliers de leur Agenda 21.
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La sécurité avant tout pour les échanges numériques
Il existe une condition au
développement pérenne des échanges dématérialisés numériques : être en mesure
de garantir l'authenticité et l'intégrité des documents mais aussi la sécurité,
la confidentialité et la traçabilité des échanges. A cet effet, la mise en
œuvre coordonnée de mécanismes sécurisés est primordiale. QUALIGRAF a donc assuré KiosK, son
service de dématérialisation des documents de séances, de toutes les fonctions
requises pour assurer la sécurité et la traçabilité complètes des échanges
dématérialisés,
- horodatage
des actions et des transmissions,
- archivage
à valeur probante dans un coffre-fort électronique,
- authentification
forte des utilisateurs (certificats électroniques),
- cryptage des données et téléchargement sécurisé
des documents.
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